※「旧ドメイン」をご利用のお客様へのご案内です。「新ドメイン」と「旧ドメイン」の見分け方はこちらをご参照ください。
「新ドメイン」をご利用の場合は、KING OF TIME（勤怠）にて従業員のメールアドレスを登録・編集します。操作方法についてはこちらをご参照ください。
従業員アカウントの有効化後にメールアドレスを登録・編集する場合は、管理者、従業員それぞれの操作が必要です。
目次
2種類のメールアドレスについて
本システムは2種類のメールアドレスを管理しています。それぞれを【A】と【B】として違いを解説します。
【A】“社内メールアドレス”
- 管理画面 ＞ ［従業員一覧］ボタンをクリック ＞ 対象従業員の編集画面で登録します。
- 会社が管理する人事情報としてのメールアドレスです。
- 管理者が管理します。
【B】“メールアドレス”
- 従業員画面 ＞「私のアカウント情報」で登録します。
- 従業員アカウントへのログインやメール通知に利用されます。
- 従業員自身が管理します。
該当従業員の有効化時にアドレスが登録されていた場合は【A】の情報が【B】に反映されますが、有効化後に【A】を更新しても【B】には反映されません。また【B】の更新も【A】には反映されません。
【A】“社内メールアドレス”を更新する
会社が管理する人事情報である“社内メールアドレス”を更新する手順を解説します。管理画面から編集する他、従業員が申請フォームから変更申請することも可能です。
管理者自身が編集する場合
管理画面から編集する方法を解説します。
1. 管理画面 ＞ ［従業員一覧］ボタンをクリック ＞ 対象従業員をクリックし、次の画面で［編集］ボタンをクリックします。
2. 「適用日」の入力画面が表示されるので、入力して［次へ］をクリックします。
※「社内メールアドレス」は履歴管理されません。
3. 「社内メールアドレス」を設定して［保存］ボタンをクリックします。
従業員が申請フォームから変更申請する場合
従業員が申請フォームから変更申請する手順を解説します。管理者は事前に申請フォームを作成してください。
申請フォームの作成
1. 管理画面右上の ［≡］メニュー ＞ 「業務設定」を開き、左メニューから「申請フォーム設定」を選択して「申請フォーム作成］ボタンをクリックします。
2. 以下のように入力して［保存］をクリックします。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| フォーム名 | 任意のフォーム名を入力します（「個人情報の更新」など）。 |
| 画像の添付欄をフォームに追加する | チェックをオンにすると、申請時に画像データを添付できるようになります。 |
| コメント欄をフォームに追加する | チェックをオンにすると、申請時にコメントを入力できるようになります。 |
| 申請をメールで受信する | チェックをオンにすると、申請時に管理者にメール通知します。 |
| 従業員に申請結果をメールで通知する | チェックをオンにすると、承認または棄却時に従業員にメール通知します。 |
| 項目を選択してください | 申請フォームに追加する項目を選択します。「社内メールアドレス」の他、このフォームでの申請を許可する項目を選択してください。 |
補足
「画像の添付欄をフォームに追加する」にチェックを入れた場合に、添付可能なファイル条件は次の通りです。
・ファイルサイズが5MB以内であること
・ファイル名が255文字以内であること
・ファイルの拡張子が以下のいずれかであること
jpe, jpg, jpeg, gif, png, bmp, ico, svg, svgz, tif, tiff, ai, drw, pct, psp, xcf, psd,raw
従業員による申請
1. 従業員アカウントにログインします。画面右上に申請フォームが表示されるので、該当フォームをクリックします。
2. 「適用日」の入力画面が表示されるので、入力して［次へ］をクリックします。
※「社内メールアドレス」は特に履歴管理されません。
3. 「社内メールアドレス」を変更して［次へ］をクリックします。
4. 申請フォームの作成時に「画像の添付欄をフォームに追加する」「コメント欄をフォームに追加する」をオンにしている場合は、画像の添付欄とコメント欄が表示されるので適宜入力し、［提出］をクリックします。
管理者による承認
1. 申請が上がると管理者画面のベルアイコンにプッシュ通知が表示されるので、ベルアイコンをクリックします。
※申請フォームの作成時に「申請をメールで受信する」をオンにしている場合は、メールでも通知されます。
2. 対象申請の行をクリックすると詳細画面が開きます。「変更前」と「変更後」の情報や、従業員からのコメントを確認し、問題なければ「管理者のコメント」を入力して［承認］ボタンをクリックします。
【B】“メールアドレス”を更新する
従業員アカウントへのログイン時やメール通知に利用される“メールアドレス”を更新する手順を解説します。
1. 従業員アカウントでログインします。
2. 右上の［≡］メニュー ＞ 「私のアカウント情報」 ＞ 「メールアドレスを更新」を開き、「メールアドレス」を入力して［保存］ボタンをクリックします。
3. 設定したアドレス宛にメールが届くので、「メールアドレスを変更する」（または「メールアドレスを登録する」）というリンクをクリックします。
ご注意：有効化前にメールアドレスをご登録ください
上述の通り、有効化後にメールアドレスを登録しようとすると、管理者、従業員それぞれに操作が発生します。
有効化前にメールアドレスを登録しておくことをおすすめいたします。