従業員が人事情報の変更届け(入社時の書類や住所変更、結婚、銀行口座変更など)を申請するには、事前に申請フォームを作成する必要があります。申請フォームは複数作成可能です。フォームごとにどの項目を申請させるかを自由にカスタマイズできます。
目次
申請フォームの作成方法(管理者の操作)
1. 管理画面 > 画面右上[≡]メニュー > 企業の設定「業務設定」 > 申請フォーム設定 を開き、[+申請フォーム作成]をクリックします。
2. 以下の各項目を入力およびチェックします。
番号 | 項目名 | 説明 |
---|---|---|
1 | フォーム名 | フォーム名を入力します。フォーム名は従業員画面に表示されますので、フォームの意図がわかりやすい名前をつけることをおすすめします。 |
2 | 画像の添付欄をフォームに追加する | チェックをつけると、従業員が申請する際にファイルを添付できるようになります。 添付可能なファイル条件は次の通りです。
|
3 | コメント欄をフォームに追加する | チェックをつけると、従業員が申請する際にコメントを入力できるようになります。 |
4 | 申請をメールで受信する | チェックをつけると、従業員が申請した際に管理者にメール通知されるようになります。 |
5 | 従業員に申請結果をメールで通知する | チェックをつけると、管理者が承認または棄却した際に、従業員にメール通知されるようになります。 |
3. 申請対象としたい項目にチェックを入れて[保存]をクリックします。
ポイント
従業員に閲覧権限を付与していない項目はチェックできません。閲覧権限の付与方法は以下の記事をご参照ください。
・「新ドメインの」場合の設定方法
・「旧ドメイン」の場合の設定方法
※「新ドメイン」と「旧ドメイン」の見分け方はこちら
作成した申請フォームは、ドラッグ&ドロップで並べ替えが可能です。利用頻度の高い順に並べるなどご活用ください。
並べ替え後は、忘れずに[保存]をクリックしてください。
申請方法(従業員の操作)
1. 管理画面で申請フォームを作成すると、従業員画面に申請フォームが表示されるようになります。申請する場合はこのリンクをクリックします。
2. 「適用日」を入力して[次へ]をクリックします。
※「適用日」とは、その変更が有効となる日付を指します。
3. 変更 / 追加したい項目を入力し、[次へ]をクリックします。
4. 申請フォームの作成時の設定によっては、「画像」、「コメント」の入力画面が表示されます。必要に応じてファイルアップロードおよびコメント入力をし、[提出]をクリックします。
申請の承認方法(管理者の操作)
1. 未処理の申請がある場合、管理者画面のベルアイコンに通知件数が表示されます。
通知機能について
申請フォームの作成時の設定によっては、従業員が申請した際に管理者にメール通知されます。従業員が申請をキャンセルした場合も、改めて通知メールが送信されます。
KING OF TIME 人事労務 で「全ての管理権限」を有する管理者にメール通知されます。
通知先のメールアドレスはそれぞれ以下の通りです。
・「新ドメイン」の場合:KING OF TIME(勤怠) に登録されたメールアドレス
・「旧ドメイン」の場合:KING OF TIME 人事労務 に登録されたメールアドレス
※「新ドメイン」と「旧ドメイン」の見分け方はこちら
2. ベルアイコンをクリック、または、管理画面 > 画面右上[≡]メニュー > 各種機能「申請一覧」にアクセスすると、申請の一覧を確認できます。
3. 対象の申請をクリックし、申請内容を確認します。必要に応じて「管理者のコメント」を入力し、[承認]または[棄却]をクリックして処理します。
※「管理者のコメント」は従業員に表示されます。
申請の取り下げ / 再申請(従業員)
1. 申請が棄却されると、管理者画面のベルアイコンに通知件数が表示されます。
通知機能について
申請フォームの作成時の設定によっては、管理者が棄却または承認した際に従業員にメール通知されます。
2. 詳細を開きます。[申請の取り下げ]をクリックすると、申請を取り下げることができます。[次へ]をクリックすると、前回の申請内容を修正して再申請できます。