「退職日」を登録すると該当従業員は退職者扱いになり、本システムのログインなどに制限がかかります。退職者がどのように処理されるか、詳細を解説します。
目次
前提：「退職日」の登録方法
「新ドメイン」「旧ドメイン」で登録方法が異なります。「新ドメイン」と「旧ドメイン」の見分け方はこちらをご参照ください。
新ドメインの場合
「KING OF TIME勤怠」の従業員設定で「退職日」を登録してください。
※「KING OF TIME勤怠」の全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ 対象従業員の［編集］をクリックします。
2. 雇用情報カテゴリの［詳細］ ＞ 「退職日」を入力して［登録］をクリックします。
旧ドメインの場合
「KING OF TIME人事労務」の従業員情報画面で「退職年月日」を登録してください。
※「KING OF TIME人事労務」で「全ての管理権限」を有する管理者、または「退職年月日」項目に対して編集権限を有する管理者が可能な操作です。
1. 管理画面 ＞ ［従業員一覧］ボタン ＞ 対象従業員をクリックし、次の画面で［編集］をクリックします。
2. 個人タブ内の「退職年月日」を入力して［保存］をクリックします。
ご注意：
退職者のアカウントを削除する方法もありますが、アカウントを削除すると対象者の人事データを確認できなくなります。このためアカウントは削除せずに「退職日」を登録する方法をおすすめします。
「退職日」登録後の挙動
「退職日」を登録することで次の挙動になります。
1. 従業員画面へのログインが制限されます
「退職日」以降、従業員は本システムにログインできなくなります。
2. 従業員一覧画面の「在籍者一覧」に表示されなくなります
「退職日」以降、対象従業員は従業員一覧画面にデフォルトで用意されている「在籍者一覧」フィルターに表示されなくなります。「在籍者一覧」に退職者を表示させたい場合は、次のように設定してください。
「在籍者一覧」に退職者を表示させる方法
1. 管理画面 ＞ ［従業員一覧］ボタン ＞ 対象従業員をクリックし、従業員一覧画面左部の［＞フィルターを表示］をクリックします。
2. 「在籍者一覧」の［編集］（ペンのアイコン）をクリックします。
3. フィルター編集画面が表示されます。下図の赤枠箇所を追加して［登録］します。
「在籍者一覧」とは別のフィルターを作成する場合：
フィルター名を「退職者含む」などに変更したうえで［別名保存］をクリックしてください。
3. 画面上で給与明細や源泉徴収票を確認できなくなります
「退職日」以降、従業員は本システムにログインできず、画面上で給与明細や源泉徴収票を確認できなくなります。退職者に給与明細や源泉徴収票を渡す際は、次のいずれかの方法でご対応ください。
方法1：「退職日」を一旦削除する
「退職日」を一旦削除し、対象者がデータをダウンロードした後で再度「退職日」を登録します（設定箇所についてはこちら）。
方法2：管理者がデータを取得して、従業員に送付する
1. 管理画面 ＞ 画面左メニュー「明細閲覧」 を開き、該当タイトルをクリックします。
2. 対象者の［PDF］をクリックし、表示されたPDFファイルをブラウザ機能でダウンロードします。
3. 社内ツールなどでPDFファイルを対象者に送付します。
データのアップロードについて
・給与明細データ：退職日以降もデータをアップロード可能です。
・源泉徴収票データ：退職日以降はデータをアップロードできません。アップロードする際は「退職日」を一旦削除してください。
※本システムで退職者に給与明細、源泉徴収票データを発行する必要がない場合は、退職者を除いたデータをアップロードしてください。
発行通知について
データをアップロードする際の「配信対象者の一覧」画面には、退職済みの従業員も表示されます。「対象」チェックを外さないまま保存すると、発行時に退職者にもメール通知されます。
退職者にメール通知したくない場合は、「対象」チェックを外して保存ください。
補足：退職者についてよくあるお問い合わせ
その他、退職者についてよくあるお問い合わせです。
退職済みの従業員を登録できますか？
過去日付の退職日を設定した従業員を、登録可能です。
ただし退職者は「在籍者一覧」に表示されないため、こちらの方法で「在籍者一覧」フィルターを設定変更してください。
退職者の人事データのみ残しておくことはできますか？（KING OF TIME勤怠から削除できますか？）
KING OF TIME勤怠で従業員アカウントを削除すると、KING OF TIME人事労務でも対象アカウントが削除されます。このため、退職者の人事データのみ残しておくことはできません。
退職者が再入社する際は、どのように設定すればよいですか？
次の2通りの方法があります。
- 方法1：「退職日」を削除し、同じアカウントを引き続き使用する
KING OF TIME勤怠のタイムカード、有休残数などが引き継がれます。KING OF TIME人事労務の人事データも引き継がれるため、再登録の必要はありません。人事データとして「退職日」「再入社日」を記録しておきたい場合は、項目のカスタマイズ機能をご利用ください。 - 方法2：新規アカウントを作成する
KING OF TIME勤怠のタイムカード、有休残数などが引き継がれません。KING OF TIME人事労務の人事データも引き継がれないため、再登録が必要です。
方法1、方法2のKING OF TIME勤怠の仕様について
こちらに詳細をまとめていますので、あわせてご参照ください。
退職者が属する部署や役職を削除できません。どうすればよいですか？
従業員（退職者含む）が属する部署や役職は削除できません。退職者の部署や役職を変更したうえで、削除してください。